Scan là gì? Các loại máy scan sử dụng nhiều nhất hiện nay

Scan là một trong các cách phổ biến nhất thông qua cách quét các giấy tờ bản cứng. Để có thể lưu lại các file ảnh ở trên điện thoại và máy tính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn biết scan là gì? Những cách thức sử dụng scan, công dụng và làm thế nào để scan giấy tờ một cách hiệu quả nhất.

Khái niệm Scan

Scan với khái niệm đơn giản là việc chuyển toàn bộ dữ liệu trên giấy, hợp đồng, văn bản chữ, các loại tạp chí… thậm chí còn là hình ảnh được hiển thị trên giấy trở thành dữ liệu, các loại file ảnh, file lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tinh… Bạn có thể scan qua máy tính hoặc qua ứng dụng trên điện thoại thông minh.

Máy scan được hoạt động tương tự như đối với máy photocopy khác. Thiết bị được tích điện kép nhằm thu mọi hình ảnh điện tử của trang giấy. Phương pháp thu hình ảnh bằng cách biến cường độ phản xạ thành các thông tin số và chuyển đổi thành các file. Các file nhằm tác dụng lưu trữ ở máy tính và điện thoại.

Một định nghĩa dễ hiểu nhất của scan chính là một hoạt động làm ngược lại so với máy in, máy photocopy. Nếu máy photocopy là chuyển file tài liệu trên máy thành bản mềm thì đây là chuyển bản cứng thành file hình ảnh, tài liệu bản mềm trên máy tính.

Lưu ý khi tài liệu scan chứa văn bản, bạn có thể sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự bằng cách chiếu quang học (viết tắt OCR) để chuyển thành văn bản thông dụng có thể chỉnh sửa.

Các công dụng mà Scan mang lại

1. Có khả năng lưu trữ các loại tài liệu mật, quan trọng

Với các loại tài liệu quan trọng thì vấn đề sao lưu, copy cũng như bảo quản phải thật sự cẩn thận và khéo léo. Bởi nếu sơ sót có thể khiến kẻ gian dễ dàng tìm kiếm được. Chính vì vậy việc scan lại là một điều vô cùng cần thiết.

Khi sử dụng scan nhằm số hóa tài liệu với công dụng đắc lực trong hỗ trợ cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp nhằm hạn chế tối đa việc mất các thông tin quan trọng cá nhân. Ngoài ra nó còn giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí in.

2. Bảo mật thông tin tuyệt đối, an toàn cao

Khi bạn lưu trữ thông tin dạng số qua scan. Bạn sẽ phải cài đặt lại mã truy cập để có thể bảo mật hoàn toàn nội dung nhằm tăng sự an toàn thông tin của người sử dụng. Hình ảnh khi quét lưu dưới dạng file PDF, kỹ tự số với khả năng bảo mật cao.

3. Vấn đề tìm kiếm tài liệu thực hiện nhanh chóng và thuận tiện

Chuyển tài liệu từ bản mềm sang file trong máy tính giúp cho việc sắp xếp lại hệ thống thông tin một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Cùng với đó thì các loại máy scan tích hợp nhiều tính năng chia sẻ qua email, công cụ đám mây.

Cho nên người dùng có thể truy cập thông tin với khoảng cách từ xa một cách dễ dàng mà không cần trực tiếp có mặt tại công ty.

Các bước tiến hành scan giấy bằng máy scan

Bước 1: Để tài liệu vào máy scan

Khi bạn đã kết nối máy scan và máy in. Bạn sẽ mở nắp máy scan. Sau đó úp mặt trước của tài liệu, hình ảnh mà cần scan xuống dưới áp gần vào mặt kính. Lưu ý chiều, vị trí ảnh và tài liệu nằm đúng vị trí đánh dấu của máy theo chiều mũi tên hoặc chiều số 0.

Bước 2: Căn chỉnh máy scan trên phần mềm scan

Khi bạn mở phần mềm scan, bạn nên căn chỉnh những cài đặt sau như màu sắc, kích cỡ… theo đúng mong muốn của tài liệu. Tiếp theo khi đã hoàn thành khâu này, bạn nhấn nút Scan ở phần mềm hoặc scan trên máy scan.

Sau đó bạn cần chỉnh thêm nếu cần thiết. Tài liệu sau khi được scan xong, phần mềm sẽ cung cấp cho người dùng những tùy chọn để có thể tự điều chỉnh thêm: thay đổi chiều hướng của ảnh…

Lưu ý: Khi định dạng bản file. Bạn có thể định dạng thành nhiều file khác nhau không nhất thiết chỉ một file mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Khi đã scan xong bạn nên sử dụng phần mềm Adobe Acrobat để chuyển đổi thành file PDF hoặc ghép thành tài liệu nhiều trang giấy. Một lời khuyên đó là bạn nên thiết lập Acrobat để tìm kiếm các loại văn bản cần scan.

Các loại máy scan được sử dụng nhiều nhất trên thị trường

1. Máy scan hình phẳng (Flatbed)

Đây được đánh giá là một loại máy scan với cơ chế hoạt động tương tự máy photocopy. Khi quét ảnh, ảnh được mặc định cố định trên mặt kính, đèn quét sẽ tiến hành quét ảnh.

Máy scan này được đánh giá là loại máy mang lại chất lượng ảnh tốt. Bởi ngoài tính năng quét ảnh nó còn có thể quét phim chuyển từ dạng phim sang dạng số.

2. Máy quét hình nạp giấy

Máy quét hình này có thể hoạt động nạp giấy ở từng trang thích hợp cho nhu cầu tự động dạng rời.

3. Máy scan Book

Máy Scan này giúp hình ảnh trở nên rõ tới 3mm nhờ áp dụng công nghệ SEETM.

4. Máy quét 3 chiều

Máy quét này còn được gọi là máy 3D Scanner với khả năng quét vật thể nhằm tạo mô hình các vật thể 3 chiều. Loại máy scan này thường được sử dụng trong ngành giải trí, đồ họa và video ca nhạc…

Tóm lại đây là những thông tin mà chúng tôi muốn giới thiệu với khách hàng về cách thức scan và các loại máy scan tốt nhất. Mong rằng đây sẽ là một phần thông tin hữu ích cho khách hàng. Ngoài ra, các bạn có nhu cầu thuê và sử dụng máy scan. Hãy liên hệ ngay với công ty cho thuê máy photocopy Ngọc Hà chúng tôi để nhận nhiều ưu đãi tốt nhất.